Les administrations publiques doivent relever plusieurs défis : assumer les contraintes budgétaires liées à l’évolution des finances publiques, assurer le renouvellement de près de la moitié des effectifs en quinze ans, intégrer les évolutions technologiques et répondre aux attentes d’usagers plus exigeants.

La Direction des personnels, de la modernisation et de l’administration du ministère de l’éducation nationale assure la gestion statutaire des 240 000 personnels IATOSS, càd les personnels de recherche, administratifs, ouvriers et de services, médico-sociaux, et de bibliothèque.

La DPMA met en œuvre la politique de modernisation du ministère et notamment développe une politique de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Il s’agit d’optimiser les ressources, de mieux connaître les compétences qui seront nécessaires dans les années à venir, et de doter les services d’outils permettant de développer cette nouvelle approche de la gestion.

37,7% des agents actuellement affectés dans les services relevant de la sphère Education nationale, partiront à la retraite d’ici 2012, ce qui correspond à 1700 départs.

Compte tenu de la pyramide des âges des différents corps, le taux de départs varie, et dépassera 45% dans les corps de catégorie A.

L’importance du nombre des départs qui interviendront sur quelques années doit être l’occasion d’une réflexion sur les compétences nécessaires au bon fonctionnement du service, afin d’anticiper les besoins de formation et de mieux adapter les recrutements. Il conviendra de remplacer ces départs en fonction des besoins en se posant au préalable la question du statut le mieux adapté.

Les modalités de gestion induites par la lolf vont dans ce sens (plafond d’emplois, en imposant le respect d’une masse salariale, mais en laissant une marge de manœuvre pour l’adaptation de la structure des emplois aux besoins).

Face à la concurrence du secteur privé, savoir décrire nos métiers autrement qu’à travers la définition des missions inscrites dans les statuts (forcément réductrice), c’est une façon de mettre en valeur la richesse des fonctions qui sont exercées par les agents de l’Etat.

Le contenu des métiers évolue rapidement, notamment ceux des bibliothèques, et la carrière s’allonge : il convient donc de s’inscrire dans une logique de mobilité fonctionnelle.

L’administration doit s’organiser pour permettre aux agents de s’adapter à l’évolution de leurs missions tout au long de leur carrière.

Ces objectifs nationaux, ce changement culturel attendu, n’auraient peut-être pas suffi à faire avancer le projet de façon aussi résolue.

Dans notre cas, c’est la réforme de la notation et la mise en œuvre de l’évaluation des agents qui ont joué un rôle d’accélérateur.

Le point de départ de la démarche est la fixation d’objectifs individuels. Leur définition repose sur la mission confiée à l’agent au sein du service, et le référentiel aidera à concevoir les fiches de postes (ce que l’on attend de l’agent dans sa situation de travail) et servira d’appui pour recenser les compétences nécessaires.

Le calendrier de mise en place est le suivant :

-fixation des objectifs d’ici la fin de l’année 2004 pour une évaluation et une notation en juin 2005.

La nécessité de disposer d’un référentiel à l’échéance de la préparation des objectifs semble donc s’imposer et l’ADBU, notamment, a beaucoup insisté sur l’importance de ne plus tarder pour réaliser le référentiel qui avait déjà été projeté en 2000. Les travaux avaient donné lieu à un référentiel de l’emploi de directeur de bibliothèque universitaire, mais n’avaient pu aller au-delà.

Elles se traduisent sous des formes différentes selon les filières.

Trois chantiers sont lancés :

-Les travaux de mise à jour et de transformation en outil de gestion prévisionnelle de REFERENS, le référentiel des métiers de la filière recherche.

Les groupes de travail chargés de l’actualiser se constituent, et les travaux proprement dits devraient commencer en septembre ;

-Concernant la filière administrative, le choix de la démarche a été d’identifier les métiers sensibles de la filière (peu attractifs, présentant un déficit de compétences, en forte évolution) pour proposer l’adaptation des procédures d’affectation, des modalités de recrutement, des formations initiales et continues organisées.

-L’élaboration d’un référentiel propre à la filière bibliothèque.

Ce référentiel concerne les 6700 agents relevant des sept corps composant la filière : conservateurs généraux des bibliothèques, conservateurs, bibliothécaires, bibliothécaires adjoints spécialisés, assistants de bibliothèque, magasiniers en chef, magasiniers spécialisés.

Ils sont affectés dans les établissements d’enseignements supérieurs (4760), les établissements relevant du ministère de la culture (1837), et dans divers ministères et établissements publics (86).

Un comité directeur oriente et valide les travaux. Il est composé de représentants de l’inspection générale des bibliothèques, de la sous-direction des bibliothèques de la direction de l’enseignement supérieur, de la direction du livre et de la lecture du ministère de la culture, de l’association des directeurs de bibliothèque universitaire.

Les grandes orientations ont été définies par le comité directeur en décembre 2003, les travaux sont en cours.

Ils sont variés, et concernent les responsables de service, les gestionnaires de personnel à tous les niveaux, les agents eux-mêmes.

-permettre la mise en œuvre d’une gestion prévisionnelle des effectifs et des compétences

-faciliter la mise en œuvre de l’évaluation, en servant de référence pour la rédaction des fiches de poste, en permettant aux agents évalués de se situer par rapport à la cartographie des emplois de la filière, en permettant de mesurer l’écart entre les compétences requises par un emploi et les compétences de l’agent qui l’occupe ;

-adapter en permanence l’offre de formation à l’évolution des métiers ;

-pour la mobilité, donner une visibilité sur l’ensemble de la filière, permettre des rapprochements avec la fonction publique territoriale, par exemple ;

-enfin, le référentiel constituera une référence commune aux membres de la filière, aux établissements, et aux administrations centrales

L’organisation générale du recrutement dans la filière n’est pas remise en cause. Le mode de recrutement et l’existence d’un appareil de formation très spécialisé donnent satisfaction.

Le résultat de nos travaux pourrait cependant conduire à actualiser le programme des concours ou la nature des épreuves.

L’emploi type est la maille d’analyse de l’activité professionnelle qui permet de répondre aux attentes variées qui sont les nôtres.

En effet, grille de description de l’emploi type : mission, activités, compétences, fournit les éléments objectifs nécessaires à la gestion prévisionnelle, à la mobilité, à la formation.

L’emploi type se situe entre le poste de travail (niveau le plus fin, le plus concret, le plus individualisé) et la famille professionnelle, qui est plus globale, représentative en termes de métier mais peu homogène en ce qu’elle regroupe des situations de travail différentes.

L’emploi type regroupe des situations de travail caractérisées par des activités et des compétences proches.

Le modèle d’emploi type retenu comporte plusieurs rubriques:

-la mission :

C’est la raison d’être de l’emploi type dans l’organisation.

-les activités :

sont distinguées : les activités principales et les activités associées

-les compétences :

On distingue les savoirs généraux, les savoirs professionnels et les savoir-faire.

-l’environnement professionnel

Cette rubrique décrit le contexte d’exercice de l’emploi, c’est à dire le lieu, les conditions, les contraintes particulières.

Chaque filière a des spécificités qui peuvent justifier des référentiels différents. Cependant, dans tout service, et c’est le cas des bibliothèques, sont affectés des agents de statuts différents. Pour le service de gestion des ressources humaines, pour le chef d’établissement, il est important de disposer d’outils de gestion prévisionnelle complémentaires, relevant d’une même approche.

Le choix d’un référentiel d’emplois types et l’adoption d’une grille similaire de description de l’emploi type facilitera la gestion d’ensemble.

Ces documents ont été étudiés avec attention dans le cadre des groupes de travail

-le premier recensement des métiers des bibliothèques élaboré par Anne Kupiec

Le choix d’une approche exclusivement statutaire (un emploi type par corps, comme dans REFERENS) n’a pas été retenu.

La réflexion a été organisée de manière à privilégier une approche fonctionnelle, à travers trois groupes de travail :

-Emplois scientifiques et d’encadrement supérieur

-Emplois techniques et d’encadrement intermédiaire

-Emplois de magasinage

Cette répartition ne recouvre pas exactement la répartition par catégories hiérarchiques ; si le premier groupe correspond essentiellement à des emplois de catégorie A, le second groupe traite d’emplois relevant des catégories A et B, et le troisième des catégories B et C.

Ces groupes sont composés de professionnels des bibliothèques.

Leur composition tient compte des corps susceptibles d’exercer les fonctions concernées, intègre des responsables d’établissements, et des représentants d’établissements de formation. Les instances présentes au sein du comité directeur sont également représentées.

L’équilibre entre la représentation des établissements d’enseignement supérieurs et du ministère de la culture a été recherché.

Les deux premiers groupes sont dirigés par Danielle Oppetit et Abert Poirot, inspecteurs généraux, et le troisième par Laurence Tarin, responsable du centre régional de formation Médiaquitaine.

Chacun des groupes a déterminé les emplois types relevant de son périmètre.

Ils sont au nombre de 8 en l’état actuel des travaux ; la description des activités et des compétences est avancée.

C’est ce que confirment les travaux en cours.

Une des spécificités les plus marquantes de la filière bibliothèque, c’est sa technicité.

Malgré un nombre important de corps (7), elle confère à la filière un fort sentiment d’appartenance à un métier.

Cette organisation hiérarchisée est traversée par 4 axes d’activités qui la structurent fortement: les collections, le service au public, la logistique, l’encadrement.

Il en découle une polyvalence caractéristique. En dehors des établissements tels que la BNF, dont la taille et les effectifs induisent une plus grande spécialisation, peu d’agents de la filière, quel que soit leur corps, échappent à la bivalence collections-publics.

Enfin, le nombre important de corps favorise le phénomène de « tuilage » qui conforte l’homogénéité de la filière : les compétences et l’expérience professionnelle importent tout autant que le corps d’origine pour confier des fonctions à un agent.

L’évolution des effectifs des deux corps de magasinage est une illustration de la limite de l’approche statutaire. Les fonctions d’encadrement des équipes de magasinage ne sont pas réservées aux magasiniers en chef, quantitativement presque aussi nombreux que les magasiniers spécialisés qu’ils sont censés encadrer.

Non seulement les magasiniers en chef ne pourraient pas tous encadrer, mais il est fréquent que ces fonctions soient confiées à des magasiniers spécialisés. Le corps des magasiniers en chef est devenu un corps de débouché permettant un déroulement de carrière, il a perdu avec le temps sa vocation fonctionnelle.

Il s’agit toutefois d’un cas extrême qui pourrait trouver une solution dans la fusion de ces deux corps.

Le rattachement des emplois types aux corps se fera dans le cadre d’une cartographie qui rattachera un emploi type à un corps, et dans la plupart des cas à plusieurs corps.

Les fonctions de magasinage, par exemple, évoluent fortement du fait du développement des collections en libre accès et des nouvelles technologies. Les magasiniers participent de plus en plus au service public.

La part croissante des collections dématérialisées implique des changements importants également dans les fonctions liées aux collections, ce qui a des répercussions sur l’ensemble du métier.

En conséquence, il conviendra d’organiser dès la publication du référentiel les modalités de sa mise à jour régulière.

Réunion du comité directeur le 25 juin prochain pour examiner les travaux.

Présentation du projet de référentiel aux instances concernées dans les deux ministères puis aux organisations syndicales d’ici le mois de septembre.

L’objectif est de diffuser le référentiel auprès des établissements concernés à la rentrée.

Puis mise en ligne et intégration dans les logiciels de gestion des personnels.